Примерно полтора десятилетия назад, будучи студентом, я оказался на очень статусном закрытом экспертном мероприятии (моей задачей было переключать слайды для доклада моего тогдашнего руководителя). На мероприятии присутствовал, в числе прочих, ректор одного из крупнейших и авторитетнейших российских вузов. С собой он принес объемистый портфель, достал из него стопку бумаг толщиной сантиметров 20-30 и стал их подписывать. За полуторачасовой семинар он как раз успел разобраться со всеми документами. Все время меня мучал вопрос – зачем он вообще пришел, что заставляет его работать высокооплачиваемой мебелью? Он же полностью погружен в свои бумаги. Но его дельные, содержательные и очень полезные комментарии в конце семинара показали, что доклад он слушал весьма внимательно. Тогда, получается, он не читал бумаги, подумал тогда я. Он что же их просто подписывал?
Пару лет назад ситуация повторилась. И ректор был тот же, и тип мероприятия очень похожий, изменилось только помещение, да формат моего участия, ну и еще одна маленькая деталь. Вместе с ректором зашел мускулистый охранник. «Ух ты, – подумал я, – времена-то меняются! Теперь охрану не оставляют в машине». Но все оказалось совсем не так просто. Охранник принес что-то, что с известной натяжкой можно было бы назвать портфелем, если бы не совершенно раблезианские размеры этого «вместилища бумаг», и немедленно ушел. Ректор же не без некоторого усилия соорудил перед собой такую же баррикаду, как и в начале двухтысячных и принялся просматривать и подписывать бумаги. Вот только за полтора часа докладов и дискуссий баррикада обновилась четыре раза. Мне было очень сложно делать доклад, а не наблюдать за ректором и пытаться вычислить, сколько же документов прошло через его руки за это время. По моим приблизительным подсчетам получалось, что одна стопка документов была листов на тысячу. Если мы примем толщину документа даже за двадцать страниц (хотя по моим ощущениям они были тоньше), то получится, что за полтора часа уважаемый ректор «отработал» 200 документов и еще успел выступить с десятиминутным зажигательным спичем. Два с половиной документа в минуту. С учетом усилий по их переупаковке – двадцать секунд на документ. В конце семинара вновь пришел охранник и помог немолодому уже ректору унести плоды его тяжкого труда.
Описанная ситуация не уникальная. В таком режиме живет почти каждый руководитель крупного ведомства, предприятия, компании. Российское регулирование и практика понимания законов такова, что руководитель (директор, ректор, главврач, в конце концов) должен подписывать практически все генерируемые в компании бумаги. Поехать в командировку? Приказ директора. Отчитаться о командировке? Виза директора. Предоставить два отгула в счет рабочих выходных? К руководителю. И так до бесконечности. Получается, что практически все действия, которые совершают сотрудники компании, должны делаться по прямому приказу или, по меньшей мере, с ведома кого-то самого главного (есть еще фигура главного бухгалтера, но ее оставим пока в стороне).
Давайте представим себе какой-нибудь динамичный средний бизнес. Компанию человек на 500 сотрудников, разрабатывающую, производящую и поставляющую на рынок что-нибудь умеренно технологичное. Скажем, рукава высокого давления. На производстве нередко нужно задержаться или выйти в выходные. Каждое такое событие (а их три-четыре на неделю) – это полсотни бумаг, подписываемых генеральным директором. Отдел продаж будет ездить в командировки, подписывать контракты и акты выполненных работ / поставленных материалов (это еще полсотни бумаг в неделю при наилучшем раскладе). Инженеры по гарантийному обслуживанию будут перемещаться от Камчатки до Гродно (накинем еще пару десятков командировочных документов). Разработчики и инженеры будут ездить на конференции, выставки и регулярно требовать закупки небольших партий разных странных вещей, которые нужны им для того, чтобы завтрашние рукава были лучше сегодняшних и уж обязательно лучше, чем у конкурентов. Наконец, отдел поставки будет периодически менять поставщиков – заключать новые договоры и т.д. В общем, получается как минимум 300 документов в неделю, которые надо подписать, даже без учета того, что нужно издавать инструкции по пожарной безопасности, приказы о трудовом распорядке и все остальное, что требует трудовая инспекция. А ведь есть еще какие-то содержательные документы, которые необходимы для функционирования компании. Примерно полтысячи документов в неделю в сумме. Если не заниматься ничем, кроме ознакомления с документами, то получится вполне ничего – почти по пять минут на каждый документ. Однако обычно директора хотят как-то участвовать в руководстве предприятием – проводить совещания, переговоры с партнерами, беседовать с заместителями, и даже, упаси бог, вникать в технологию производства, стратегию продаж, тактику отбора поставщиков и другие подобные вещи. Хотя, кажется, такое внимание к содержательной стороне вопроса необязательно – про Анатолия Чубайса ходит шутка, что вся его эффективность объясняется тем, что все поступающие документы он подписывает в тот же день и тем самым не тормозит работу компании. Но в целом руководителю остается действовать по модели описанного ректора (у многих есть такой специальный «подписной день», когда они только (не читая) подписывают бумаги) или искать какие-то другие выходы. И несколько таких выходов российской практикой найдено.
Первый – разбить компанию на несколько мелких или, по крайней мере, небольших. Тогда на каждого руководителя ляжет лишь умеренный груз и все будет хорошо. Но давайте представим себе, какая это дополнительная нагрузка – у каждой компании своя бухгалтерия, кадры, и т.д. накладные расходы увеличиваются минимум вдвое. И если для некоторых компаний (например, для сети магазинов) такое решение вполне приемлемо, то для, например, завода это практически невозможно, а, скажем, для государственного вуза – попросту запрещено.
Второй – дать право подписывать определенные виды бумаг заместителям или руководителям подразделений. Однако процедура такого делегирования в России так сложна, что я в своей жизни видел лишь несколько компаний, которые пошли по этому пути. И опять же что делать с государственными учреждениями, где такие схемы активно не поощряются.
Третий – создать инструменты предварительного контроля. Чтобы руководитель мог подписать, не читая, все что угодно, но документ был предварительно проверен всеми и вся. Мне довелось работать в учреждении, где, чтобы съездить командировку, нужно было собрать визы одиннадцати человек, включая планово-экономический отдел, первый отдел, юристов и (это меня особенно восхищало) экспедиторскую службу. Предполагалось, что это страхует директора (который подписывал сотни две документов в день) от того, чтобы подписать что-нибудь «не то».
Четвертый – самый радикальный – посадить в директорское кресло почетного отставника, этакого болванчика для подписывания бумаг (ибо умный отставник от такой работы откажется) и надеяться, что он не подпишет документы, которые передают все предприятие третьим лицам (хотя прецеденты такие были).
Практически все российские компании идут по одному из этих путей или, чаще, как-то их комбинируют. Но как мы видим, любой из них создает свои дополнительные риски и уж точно снижает экономическую эффективность предприятия.
А к каким еще последствиям приводит такая ситуация? Главное – к полному уничтожению личной ответственности руководителей на всех уровнях. Руководитель структурного подразделения ни за что не отвечает на формальном уровне – подпись-то на документе стоит не его, а директора. Директор же (на пару с главным бухгалтером, который тоже подписывает дикое количество документов), отвечая за все формально, на неформальном уровне ни за что не отвечают. Все ведь понимают, что невозможно подписать сто документов в день и содержательно в них вникнуть. И отношение к собственным решениям у руководителей становится, мягко говоря, расслабленным. Диалоги типа:
– Вы это подписали!
– Да? Дайте-ка посмотреть.
становятся типичными, а управлением предприятием, скажем корректно, несколько хаотичным.
Но если с такой ситуацией в, как говорили раньше, «народном хозяйстве» еще можно смириться (ну что нам эти лишние полпроцента ВВП?), то есть сфера, в которой гораздо сложнее манипулировать, гораздо больше вал бумаг и решения, которые затрагивают не только подчиненных данного конкретного человека. Главврач крупной больницы или мэр города вынуждены подписывать еще больше бумаг, чем нормальный руководитель коммерческой компании – у них ведь еще запросы, отчеты, переписка со «смежниками» и на (почти) каждом письме должна стоять подпись кого-то-самого-главного. И именно в неформальной бюрократической логике становятся абсолютно безответственными (ну не может же он, право слово, читать все, что подписывает) и – одновременно – гиперзависимыми, так как найти на каждого что-то скрепленное его подписью и при этом абсолютно неправильное – очень простая задача. И все это знают.
Ставя свою подпись, человек больше не берет на себя ответственность за то, что написано в этом документе. Подпись как идея умерла в России. Сохранение практики подписывания всего и вся – лишь дань древней традиции.
Причины такой ситуации очень просты – наше стремление отрегулировать все и вся. Там, где можно было бы в правилах написать, что приказ о командировке, например «подписывается ответственным лицом от компании», у нас написано «подписывается руководителем организации». Там, где можно было бы использовать максимально широкие формулировки, оставляющие конкретную практику на усмотрение конкретного руководителя, мы, наследуя советской модели, урегулировали все. А стоило бы уже отказаться по прошествии четверти века от максимально конкретных формулировок, предполагающих, что у каждого директора есть начальник главка, у каждого начальника главка – свой министр и вместе эта идеальная пирамида и составляет народное хозяйство страны советов. И управляться это народное хозяйство должно единообразно и есть мудрые головы, которые способны написать единые для всех правила.
Давайте уже дадим, как это сделано на практике в большинстве компаний, руководителям подразделений командировочные фонды, премиальные фонды, право нанимать и увольнять сотрудников и забудем о том, что на каждой бумаге должна стоять подпись руководителя.
Мировая практика в этом смысле весьма проста (понятно, что есть огромная вариация, так как никакой централизованной регуляции этих вопросов нет). У сотрудника или у руководителя подразделения есть, например, некоторый командировочный фонд, в пределах которого он может принимать решения. У руководителя низового уровня – возможность тратить определенные суммы на премии или на оплату «переработок», распоряжаться определенным имуществом. Внутри же компании хранится только рабочая документация, которая показывает, что человек уполномочен принимать некоторые решения (организовывать производство, например), и имеет на это некоторые фонды. И действует в пределах своих полномочий в рамках предоставленных фондов и, на уровне здравого смысла, логично.
А как же риски того, что он начнет складывать деньги себе в карман – выписывать фиктивные премии, липовые командировки и т.д. Практика большинства компаний связана не с предупреждением недобросовестности, а с контролем. Периодически проводятся (выборочные) аудиты, и предполагается, что человек, принимающий решения должен мочь их объяснить. Если решения выглядят просто неразумными, то доказывать, что он именно положил деньги в карман никому не придет в голову. Неразумность – достаточный повод для смены руководителя. Здравый смысл и логика обычного человека оказывается мощнейшим оружием в борьбе с бюрократией.
Источник: сайт InLiberty